FOTOS DE SISTEMAS DE ARCHIVO:

CARPETAS:

CARPETAS DE ARCHIVO DEFINITIVO

CARPETAS DE ANILLAS

CARPETAS DE FUELLE

CARPETAS COLGANTES

CARPETA DE PROYECTO

CARPETA SENCILLA

FOTOS DE SISTEMA DE ARCHIVO:

Mobiliario:

ARCHIVADOR

ARMARIO CARPETAS COLGANTES

ARMARIO MÓVIL

ESTANTERIA METAL.LICA

ARMARIO GIRATORIO

EXPURGO: Para realizar un correcto mantenimiento del archivo es necesario eliminar toda aquella información que ya no es necesario mantener, ya sea por caducidad del plazo legal o porque ha dejado de tener sentido par la
empresa. 

El expurgo de la documentación consiste en la destrucción física, por cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización. 

Esta operación puede realizarse mediante máquinas destructoras de papel que la propia empresa posee o bien mediante la contratación de empresas especializadas que recogen la documentación y la destruyen ofreciendo a la empresa un certificado de la destrucción de la misma.

Etapa en el trabajo de archivo: El trabajo en el Archivo precisa de una serie de etapas que se deben realizar con mucho cuidado para no extraviar ningún documento. Unas se realizan, en el propio archivo, previas a la labor de archivado y otras son posteriores a esta labor.

• Recepción: Las empresas originan gran cantidad de documentación y también la reciben del exterior.En la fase inicial, la persona encargada de la recepción y envío de la documentación deberá estampar un sello que incluirá el número correlativo que se asigna por orden de llegada o salida y la fecha para su posterior registro.

• Registro: Se identifica el tipo de documento, ya sean cartas, facturas, pedidos, catálogos, etc. Una vez identificado, se anotan, de forma detallada y en riguroso orden cronológico, todos los datos del documento, en los libros de registro correspondientes. 

• Distribución: Una vez que la documentación ha sido recibida y registrada por el recepcionista, deberá hacer llegar el documento a su destinatario. En ocasiones, un mismo documento debe ser enviado a varios departamentos. En ese caso se realizan las copias necesarias.

• Clasificación: Una vez que el departamento correspondiente ha recibido documentación del registro, procederá a agrupar y clasificar los documentos según el criterio elegido por la empresa, que será el que más se adapte al tipo de documento a clasificar, número de consultas que se realicen y facilidad para su realización. Por ejemplo, se pueden agrupar por separado los documentos bancarios, los documentos contables,
  las nóminas, etc.

 Sistemas de Clasificación:

• Clasificación Alfabética: los documentos se clasifican siguiendo el orden del abecedario.

• Clasificación Numérica: los documentos se clasifican en base al sistema numérico.

•  Clasificación alfanumérica: Se basa en una combinación de letras y números pudiendo prevalecer las letras o los números para la ordenación de los documentos.

• Clasificación Geográfica: se realiza en base al país, comunidad autónoma, provincia, municipio, calle,etc.

• Clasificación por Materias o Temática: Se ordena la documentación por temas o materias.

Archivos segun:
La frecuencia:

• Archivos Activos: recogen documentos recién llegados a la empresa o que los distintos departamentos consultan frecuentemente.

• Semiactivos: Contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.

• Inactivos: contiene documentos que ya no son útiles para la actividad diaria, pero que por razones legales o técnicas, deben conservarse permanentemente o hasta su destrucción.

Su ubicación:

• Centralizados: los documentos de la organización se conservan en un mismo lugar y son consultados por distintos departamentos de la empresa.

• Descentralizados: cada departamento de la empresa tiene su propio archivo para guardar sus propios documentos.

 EL ARCHIVO

Funciones: Dentro del departamento de administración de cualquier empresa, un archivo es una herramienta imprescindible, que además persigue unos objetivos muy concretos.

• Objetivos de carácter legal: la empresa debe guardar durante un tiempo determinado una serie de documentos porque así lo establece el Código de Comercio.

• Objetivos de carácter Técnico: La empresa debe guardar los documentos que genera por la utilidad que en un futuro tienen para ella, ya que el archivo es la memoria de la empresa.