Etapa en el trabajo de archivo: El trabajo en el Archivo precisa de una serie de etapas que se deben realizar con mucho cuidado para no extraviar ningún documento. Unas se realizan, en el propio archivo, previas a la labor de archivado y otras son posteriores a esta labor.

• Recepción: Las empresas originan gran cantidad de documentación y también la reciben del exterior.En la fase inicial, la persona encargada de la recepción y envío de la documentación deberá estampar un sello que incluirá el número correlativo que se asigna por orden de llegada o salida y la fecha para su posterior registro.

• Registro: Se identifica el tipo de documento, ya sean cartas, facturas, pedidos, catálogos, etc. Una vez identificado, se anotan, de forma detallada y en riguroso orden cronológico, todos los datos del documento, en los libros de registro correspondientes. 

• Distribución: Una vez que la documentación ha sido recibida y registrada por el recepcionista, deberá hacer llegar el documento a su destinatario. En ocasiones, un mismo documento debe ser enviado a varios departamentos. En ese caso se realizan las copias necesarias.

• Clasificación: Una vez que el departamento correspondiente ha recibido documentación del registro, procederá a agrupar y clasificar los documentos según el criterio elegido por la empresa, que será el que más se adapte al tipo de documento a clasificar, número de consultas que se realicen y facilidad para su realización. Por ejemplo, se pueden agrupar por separado los documentos bancarios, los documentos contables,
  las nóminas, etc.